SAMARINDA – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur (Kaltim) akan terus mengupayakan terciptanya tertib arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi (Pemprov) Kaltim. Salah satunya menampung arsip statis.
Arsiparis Ahli Muda DPK Kaltim, Dewi Susanti MM menjelaskan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pecipta arsip, yaitu Organisasi Perangkat Daerah (OPD), karena masih memiliki nilai guna kesejarahan. walaupun telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan/atau lembaga kearsipan.
Berdasarkan pasal 18 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan setiap unit pencipta arsip memiliki tugas melakukan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan dalam hal ini adalah DPK Kaltim.
“Penyerahan arsip tersebut merupakan upaya pengamanan dan pelestarian arsip statis yang memiliki nilai guna sejarah, bukti keberadaan (evidential), informasional (informational), dan intrinsik (intrinsict) DPK Kaltim,” ungkap Dewi
Pada umumnya, arsip statis sudah berakhir nilai gunanya sebagai bahan pertanggungjawaban kinerja bagi unit pencipta arsip namun masih memiliki kegunaan yang lebih luas untuk kepentingan umum sebagai sumber informasi, bahan penelitian dan pembelajaran, atau nilai sejarah.
“Dari arsip kita akan bercerita soal dulunya Kaltim dan Kaltara itu satu provinsi. Juga sejarah soal otonomi daerah dulu kita belum otonomi sekarang sudah otonomi. Atau yang sekarang sejarah soal penetapan IKN, generasi mendatang pasti bertanya catatan sejarah soal penetapan IKN, yang dulunya ibu kota Indonesia di Jakarta dan sekarang di Kalimantan Timur,” jelasnya.
Pentingnya pengarsipan oleh penyelenggaraan pengarsipan adalah untuk merawat dan melestarikan arsip, sebagai alat bukti kalau terkendala hukum juga sebagai tolok ukur pedoman kinerja selanjutnya.
“Misalkan ada yang terkendala hukum maka arsip-arsip ini bisa jadi bukti. Bisa juga dimanfaatkan oleh perangkat daerah yang menginginkan peningkatan target tahun mendatang, otomatis kita melihat kilas kinerja tahun lalu,” ujarnya.
Selain itu arsip sebagai sumber bahan penelitian, seperti lembaga mahasiswa, pendidikan lembaga sejarah, Sebagai memori kolektif bangsa sumber sejarah baik itu untuk generasi sekarang juga untuk generasi mendatang.
Lembaga-lembaga yang rajin setiap tahun menyerahkan arsip kepada DPK Kaltim adalah Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD), Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda), Dinas Perkebunan, dan Bagian Umum Pemprov Kaltim yang membawahi 9 biro. “Jadi ada yang sudah dan ada pula yang masih bertahap mengirim arsip statusnya” katanya.
Dia berharap kepada lembaga perangkat daerah lainnya untuk memanfaatkan tempat arsipnya agar lebih memudahkan pengarsipan. Bahkan saat ini Pemprov Kaltim sudah mengeluarkan surat tentang penataan arsip Sekretaris Daerah Kaltim Nomor 005/131726/DPK/V/31 Agustus 2023.
Surat itu menyebutkan penataan pengelolaan arsip semua perangkat daerah Kaltim beserta OPT-nya itu pengelolaan arsip dinamis statis pencipta arsip semua pemerintah di Kaltim, arsip statis yang memiliki nilai guna wajib diserah, disimpan dan dilestarikan ke lembaga kearsipan Kaltim.
“Kita ingin mewujudkan sadar gerakan arsip pada semua unit kerja, nanti setiap lembaga perangkat daerah Kaltim untuk melakukan koordinasi pengelolaan arsipnya ke DPK Kaltim, kami tunggu,” tutupnya. (adv)
