SAMARINDA – Pemerintah Provinsi (Pemprov) Kalimantan Timur (Kaltim) masih kekurangan arsiparis dalam mengelola arsip yang diciptakan oleh Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Hal ini dikatakan Arsiparis Ahli Madya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Kaltim, Risnawati.
“SDM (sumber daya manusia) arsiparis memang tidak menyeluruh OPD memiliki, saat ini cuma BKD (Badan Kepegawaian Daerah) dan BPKAD (Badan Pendapatan Keuangan dan Aset Daerah) yang baru punya. Arsiparis terbanyak ada di DPKD,” ungkapnya.
Seharusnya setiap OPD memiliki arsiparis dalam mengelola kearsipan untuk memudahkan dalam membuat rekap arsip yang ada di OPD tersebut. “OPD itu penting harus punya arsiparis, seperti arsiparis terampil dan arsiparis ahli, jadi minimal 2 orang arsiparis setiap OPD,” tegas Rusminawati.
Jika tidak memiliki arsiparis, setiap OPD disarankan untuk memiliki petugas unit pengelola arsip, agar tidak terjadi penumpukan arsip. Kedepan akan memudahkan OPD itu sendiri jika ingin mencari berkas.
“Kalaupun tidak memiliki arsiparis, pihak OPD harus punya petugas unit pengolah arsip, yang ada di bidang-bidang kantor tersebut. Petugas ini tidak harus arsiparis, tapi dia bertugas untuk mengarsipkan setiap berkas,” jelasnya.
“Untuk bisa menjadi arsiparis saat ini sesuai peraturan minimal harus lulusan D3 kearsipan, jadi lulusan diluar kearsipan harus mengikuti pelatihan kearsipan,” ungkapnya.
Dia mengatakan, arsip seharusnya dikelola oleh pencipta arsip (OPD), seperti surat masuk, surat keluar, harus diberkas dengan rapi dan dibuat rekap dan daftar arsipnya. Hal ini akan memudahkan OPD dalam pencarian berkas arsip jika diperlukan kembali.
“Saya berharap arsip itu terkelola oleh pencipta arsip, karena jika tidak ada melakukan kelola arsip tidak melakukan penilaian arsip, maka kami pun bisa tidak punya arsip statis. Makanya diharapkan pihak OPD terkait melakukan pengadaan tenaga kearsipan, tentunya harus berkompeten bidang kearsipan,” terangnya.
Diketahui, menurut Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. (adv)
