SAMARINDA – Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kalimantan Timur (Kaltim) melakukan pemindahan arsip inaktif ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Kaltim. Arsip yang dipindahkan sebanyak 3.000-4.000 berusia diatas 10 tahun keatas. Hal ini katakan oleh Arsiparis Penyelia DPKD Kaltim Ana Paliyantisari, beberapa hari yang lalu.
“Pihak BKD melakukan pemberitahuan bahwa mereka akan melakukan pemindahan arsip inaktif yang berumur sepuluh tahun keatas ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kaltim untuk disimpan ke Depo Arsip,” ungkap Ana.
Pemindahan ini kata Ana, karena Records Center milik BKD akan direnovasi. Karena tidak punya tempat untuk menyimpan arsip, maka pihaknya berinisiatif untuk menyerahkan arsipnya ke depo bagian kearsipan DPKD Kaltim.
“Mungkin mereka ingin menyerahkan ke Kearsipan DPKD Kaltim, karena ingin menyelamatkan arsip ini agar tidak hilang dan rusak,” ujarnya.
Ana menyebutkan sudah menjadi kewajiban DPKD Kaltim untuk menyelamatkan arsip tersebut, jadi DPKD Kaltim, selain bertugas untuk mengarsipkan seluruh arsipnya sendiri, juga bertugas untuk mengumpulkan seluruh arsip milik Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dilingkungan Pemerintah Provinsi Kaltim.
“Setelah ada surat permohonan, kita harus segera menerima arsip tersebut,” ujarnya.
Pemindahan ini sebagai upaya pengelolaan agar fisik arsip tetap aman. Selain untuk menyelamatkan, juga akan memudahkan pihak kearsipan DPKD Kaltim saat melakukan penilaian arsip.
“Arsip statisnya perlu adanya pemindahan ke sini dulu, kita pun akan melakukan penilaian, dengan melibatkan pencipta arsip dalam hal ini pencipta arsipnya adalah BKD. Nanti didata dan disusun rapi didalam boks, dan ada daftar arsipnya,” jelasnya.
Ana mengatakan langkah cepat untuk menerima arsip tersebut adalah pencegahan penumpukan arsip milik BKD. “Jika ada OPD ingin menyerahkan arsip, karena kalau tidak diterima maka bisa menumpuk di OPD dan bisa saja rusak jika tidak diterima,” tutupnya. (adv/DPKD)
