SAMARINDA – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur (Kaltim) bersama Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Kaltim sudah memusnahkan ribuan arsip yang tidak memiliki nilai guna. Hal ini dikatakan Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan DPK Kaltim Dyayadi di kantor Arsip DPK Kaltim Jalan Bung Tomo, Samarinda Seberang, Kamis (5/10/2023).
Seperti halnya beberapa hari yang lalu pemusnahan arsip sudah dilakukan oleh Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kaltim yang bekerja sama dengan DPK Kaltim, yaitu memusnahkan 6707 arsip tahun 2007.
Dyayadi mengatakan Pemusnahan arsip bertujuan untuk mengurangi jumlah volume arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna. “Arsip tersebut sudah tidak digunakan lagi,” ujarnya.
Selain itu, pemusnahan arsip juga untuk efisiensi sehingga memudahkan pencarian arsip yang dibutuhkan serta memberikan tempat bagi arsip yang baru. “Pemusnahan Arsip dilakukan agar memudahkan untuk pencarian arsip, selain itu untuk menghindari terjadinya penumpukan di depo arsip,” tambahnya.
Sementara itu Arsiparis Ahli Muda DPK Kaltim, Dewi Susanti menambahkan, pemusnahan arsip merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi pada arsip dari penyalahgunaan pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna.
Dia juga menjelaskan prosedur pemusnahan arsip oleh OPD Pencipta Arsip melalui beberapa tahapan dari pembentukan panitia penilai arsip, penyeleksian arsip, pembuatan daftar arsip usul musnah, penilaian arsip, permintaan persetujuan pemusnahan, penetapan arsip yang akan dimusnahkan dan terakhir pelaksanaan pemusnahan arsip.
“Sebelum dimusnahkan, biasanya dilakukan validasi semua OPD memiliki unit kearsipan II yang menjadi koordinator adalah sekretariat masing-masing perangkat daerah, menerima semua arsip dari semua bidang-bidangnya, setelah itu divalidasi yang mana arsip statis vital atau arsip usul musnah. Setelah itu kemudian diusulkan kembali ke ANRI, biasanya satu tahun baru disetujui, seperti BPKAD kemarin itu diusulkan tahun 2021 disetujui 2022 dan 2023 ini baru dilakukan,” jelasnya.
“Karena persentase arsip itu 10% arsip vital , 30% rujukan pedoman 60% arsip kloning diusulkan musnah, arsip diciptakan dalam satu judul itu bisa sampai 10 ekseplar dan 1 eksemplar itu arsip pital sisanya 9 eksemplar itu kloning dan bisa dimusnahkan, dan pemusnahan arsip juga kita lakukan agar tidak terjadi ledakan arsip yang tidak memiliki nilai guna,” tutupnya.
Diketahui berdasarkan Peraturan ANRI Nomor 25 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pemusnahan Arsip, berbunyi arsip yang telah melampaui batas usia ideal yakni 10 tahun harus dimusnahkan. (adv)
